团学会全体干部第四次会议

会议主题

团学会全体干部第四次会议纪要

会议地点

会议室

会议时间

2025.9.26 12：00

主持人

周雨欣

记录人

周雨欣

参会人员

参照考勤表

缺席人员及原因

参照考勤表

会议内容

一、各部门近期工作汇报

（一）文体部

1.协助学习部完成“粉笔字大赛决赛”。

2.协助实创部进行“三寻”活动摆点。

3.音乐厅的日常管理与出借。

4.舞蹈教室借用单批单的撰写。

5.管理篮球队，排球队的日常训练。

（二）学习部

1.举办粉笔字比赛。

2.协助实创部进行三寻活动摆点。

3.下发粉笔字初赛、决赛奖状。

4.准备团学招新面试问题。

5.培训干事准备工作。

6.开展查课工作。

（三）组织部

1.协助开展粉笔字大赛决赛。

2.协助开展“三寻”活动摆点工作。

3.整理各部门报销清单，并打印报销凭证。

4.准备团学招新面试问题。

（四）权益部

1.协助学习部开展粉笔字大赛决赛。

2.协助实创部开展“三寻”活动摆点工作。

3.制作25级进寝宣传安排表。

4.拟写《寝室长安全责任承诺书》。

（五）青支队

1.协助学习部开展粉笔字决赛。

2.协助校青协收集大一“2025年湖北省志愿服务公开课”培训活动证书。

3.每周五防诈小贴士的下发。

4.协助实创部三寻工作线下摆点。

5.准备面试问题。

（六）实创部

1.协助学习部开展粉笔字决赛。

2.组织开展“三寻”活动和军训主题活动线下摆点。

3.下发暑期社会实践风采展示报名通知。

（七）秘书部

1.完成团学会全体干部第三次例会会议纪要的撰写。

2.协助实创部组织开展“三寻”活动和军训主题活动线下摆点。

3.为保证部门面试环节顺利开展，提前落实面试问题。

4.收集并制作各部门九月工作总结和十月工作计划。

5.根据本月活动安排和获奖名单，制作九月工作简报及荣誉公示。

（八）礼仪部

1.寝室风采Vlog大赛相关工作准备。

2.粉笔字书写比赛决赛礼仪和主持工作。

3.暑期社会实践风采展示活动主持稿的撰写。

（九）心理部

1.日常进行心理推文撰写。

2.参与粉笔字大赛现场布置。

3.准备招新面试问题。

4.撰写10月心理健康月的策划案。

5.照常进行心理推文撰写。

（十）新闻宣传部

1.23级美术专业艺术实践安全动员大会拍照写稿工作。

2.粉笔字大赛初赛决赛拍照写稿及全程直播拍摄工作。

3.编写关于组织参加2025年“光影荐书”视频创作大赛的通知。

4.每日编写观训心得公众号栏目。

5.与心理部合作发布暖心推文。

6.协助实创部进行“三寻”后勤工作。

7.新闻宣传部招新面试问题准备。

8.新闻宣传部招新培训工作准备。

二、近期工作通报与安排

（一）干部值班制度

1.国庆节后启动书记办公室干部值班制度。

2.值班干部需在书记办公室指定位置（进门右手第一张桌）值守。

3.值班干部须准备本部门近期工作总结与计划，并向书记汇报交流。

（二）学院大扫除活动

1.每周四定为学院大扫除活动日。

2.权益部负责拟定活动通知，明确活动对象与覆盖面。

3.权益部需制定新的卫生检查标准。

（三）团学组织招新宣传工作

1.干部需合理介绍团学会整体情况及各部门特色，重点说明干事加入后的个人成长空间。

2.笔试、面试时间安排在10月中上旬。

3.宣传期间需言行得体，规范佩戴工作证，进行点对点精准宣传，结合专业特点等进行介绍。

4.招新宣传以小组为单位进行，标红姓名为组长，负责组织本组人员走访新生寝室。

（四）例会纪律与目的

1.强调例会纪律，要求与会人员专注，不得玩手机，注意着装得体。

2.明确每周五工作例会目的：

（1）总结工作进展，梳理成效与问题；

（2）协调工作安排，促进信息互通与资源整合；

（3）强化组织纪律与执行力，推进工作高效开展。

3.工作汇报要求：

（1）总结需侧重工作成效、存在问题及改进意见；

（2）未来工作计划需明确任务内容、责任人、预期目标及需协办部门，现场协商确定。

（五）分管主席团成员调整

1.因内部职务变动对部分部门分管主席团成员进行调整：

（1）秘书部由韩主席直接管理；

（2）礼仪部交由陈佳涵对接；

（3）学习部、权益部后续工作由胡月对接。

2.要求相关部门知悉并执行。

二、活动组织流程规范培训

（一）活动策划案撰写要点

1.基本要素：活动目的、活动对象、活动流程、应急预案。

2.活动流程细节：

（1）文件准备：策划案、请假条、签到签退表、活动凭证等；

（2）场地布置：台签、桌布、清洁、饮用水、笔、座位安排、桌椅摆放、气球彩带等装饰；

（3）场地选择：根据报名人数选择正式场地（音乐厅、图书馆、报告厅等）或小型教室（如401、403）；

（4）场地设计：明确签到签退桌位置、主持人/选手上下台路线等。

3.活动通知拟写：

（1）内容需包含：活动目的、问好、活动时间、活动地点、活动对象、活动开展方式、主要内容、结尾寄语；

（2）建议参考班长大群过往通知学习格式与内容；

（3）紧急情况下可先出活动通知，后补详细策划案。

4.工作安排文件：

（1）以Word表格形式呈现，清晰明了；

（2）内容需包括：序号、日期/时间段、具体工作安排、负责人/部门、联系方式、备注；

（3）大型活动安排需具体到部门再至个人，小型活动直接安排到个人。

5.活动总结要求：

（1）活动结束后必须进行总结，形式包括会议总结与文件总结；

（2）鼓励部门内立即召开总结会，干事参与发言与撰写总结，由部长审核；

（3）活动结束当天需提交活动总结文件至分管主席团，分享经验教训。

（二）既往活动问题反思（以学习部活动举办为例）

1.规划不足：未提前确认活动安排，导致通知传达不到位，准备工作仓促。

2.沟通脱节：未及时与分管主席沟通进度，信息不透明。

3.执行疏漏：

（1）重复建立活动群；

（2）评分统计混乱，建议使用Excel排序提高效率与准确性；

（3）奖状格式不统一，造成浪费与延误。

4.应急预案缺失：未提前考虑突发情况应对措施。

三、各部门近期工作重点与要求

（一）学习部

1.反思前期活动组织中的问题，加强规划与沟通。

2.负责晚自习检查工作，配合实施，做好考勤记录与拍照留存。

3.各项工作需制定清晰流程，加强宣传。

（二）实创部

1.近期活动参与度未达预期，需加强宣传与组织力度。

2.“军训标兵展”活动要求所有校级“军训优秀学员”（17名）必须参加。

3.配合后续对优秀学员的专题宣传（推文、个人介绍、照片等）。

（三）权益部

1.尽快完成寝室安全责任书与承诺书的修改，明确责任主体（寝室长监督职责与寝室成员个人承诺）。

2.加强与新任分管主席胡月的沟通，确保材料及时报送。

3.尽快寻找合适的宣传视频（时长1-3分钟，内容全面，画质高清，配音有感染力）。

4.落实新生寝室Vlog大赛要求，确保每个新生寝室至少提交一个作品，并组织好班级初选与学院评选。

（四）礼仪部

1.明确院礼仪部与校礼仪部为不同组织，招新宣讲时需清晰说明。

2.关注同时报名院、校礼仪部的学生动态。

（五）新闻宣传部

1.确保“军训心得”等宣传内容按时、保质发布，避免断更。

2.加强内容审核，杜绝排版错误、错别字等低级问题。

3.提前策划国家奖学金获得者宣传方案，包括推文（国奖风采展）、抖音视频（采访、问题预设、稿件准备、场地选择）等。

4.配合后续国奖获得者进班宣讲进行宣传报道。

（六）文体部

1.篮球队、排球队训练工作有序，予以肯定。

2.舞蹈室、音乐室申请单已审批并投入使用。

（七）招新工作

1.招新策划案（韩依然负责）已初步审核，总体尚可，需注意完善应急预案。

2.后续活动策划需按规范模板撰写。

四、后续工作要求

（一）加强活动规划与反思：各部门在汇报工作时，对于已办活动需说明存在问题与改进措施，对于未办活动需阐述规划与预期目标。

（二）强化沟通与执行：确保信息上传下达顺畅，工作安排落实到位，避免脱节。

（三）提升文案与宣传质量：严格把控活动通知、策划案、总结、宣传稿件等文件的质量。

（四）严肃会议纪律：保持会议专注，规范自身言行举止。

备注